Angelo Volpi Neto*

Eles entraram na nossa vida sorrateiramente, no início sem significado ficavam "guardados" em nossos computadores. Um dia, apareceu um vírus e tudo sumiu , um seqüestro sem resgate, foram e-mails , foram nossa lista de endereço das páginas preferidas, algumas fotos, adeus...

Agora já aprendemos, imprimimos tudo e "arquivamos" no nosso armário. O volume da papelada foi crescendo e a importância dos documentos idem. Então agora, tudo que tenho faço cópias em "disquetes", e para garantir, dois para cada. Lá estão eles "seguros" na minha gaveta bem longe daqueles malditos "animaizinhos virtuais" e dos "paus" que o computador teima em dar...

Arquivar e gerenciar documentos eletrônicos é muito mais difícil do que se possa imaginar. Acostumados a lidar com papéis, sabemos e entendemos exatamente como o fogo, a água e as traças podem ameaçar nossos "alfarrábios".

Mesmo um simples arquivamento em CD requer vários cuidados e testes contínuos para garantir acessibilidade a esses dados. Não há garantia de que um CD por exemplo, simplesmente deixe de conter as informações gravadas.

Basta lembrar daquele CD de música - que lhe foi vendido em substituição aos LPs como "eterno" - já não serve mais para escutar sua música preferida. Portanto, se você quiser continuar a gravar seus arquivos por conta própria, deve ter conhecimentos básicos para fazê-lo, cuidados do tipo; nunca colar etiquetas sobre os CDs e não usar canetas inadequadas para identifica-los são alguns desses cuidados básicos.

Entretanto, se você usa sua máquina profissionalmente e atribui a seus arquivos um valor considerável, não deixe de tratar esse assunto com profissionalismo, contratando um especialista para fazê-lo.

Os documentos eletrônicos, podem ter diferentes motivos para serem arquivados, se forem trabalhos, artigos, projetos de sua autoria, uma eventual perda lhe traria um prejuízo pessoal, sem conseqüência a terceiros. Por outro lado, caso seus arquivos forem relativos a terceiros, clientes por exemplo, os cuidados devem ser redobrados.

Os médicos, são um caso clássico, visto que hoje na sua grande maioria, produzem prontuários somente no computador e seu arquivamento torna-se fundamental nas ações de responsabilidade civil.

A preocupação com esse tema é tamanha, que o consultor jurídico da Sociedade Brasileira de Oftalmologia, Dr. Antonio Couto recomendou recentemente no informativo dessa associação; "que os médicos imprimam seus prontuários e assinem para arquivá-los. Ocorre que, num eventual processo movido por um aciente, o prontuário pode ser a prova definitiva a resolver o conflito".

Essa solução que a princípio possa soar como "surreal", retrata os antagonismos jurídicos entre o documento eletrônico e o de papel. Hoje ao nosso ver, a solução para esse problema passa pela necessidade do médico possuir uma assinatura digital depositada em tabelionato de notas quando poderá assinar pessoalmente seus prontuários.

Com esse procedimento o autor dos documentos eletrônicos assume sua autoria, porém não faz prova histórica pois qualquer um pode alterar o dia de seu computador. Para registrar esse documento no tempo, ele poderá solicitar que o documento seja assinado também pelo tabelião, quando então esse através de sua fé pública, garantirá a data das assinaturas.

Lembramos ainda que os documentos eletrônicos são chamados por alguns de "virtuais" porque derivam de programas de informática e não por serem "etéreos" ou "imateriais". Documentos eletrônicos são informações eletrônicas arquivadas em bits , e esses são sinais eletrônicos, compostos por elétrons cuja característica física é a onda que compõe a energia. Essa por sua vez, pela teoria da relatividade resulta em: energia = massa x velocidade da luz ao quadrado.

Guardar documentos eletrônicos pode ser muito mais seguro do que papéis, pois aqueles permitem vários "originais", minimizando os riscos de acidentes. A tragédia do Word Trade Center resultou em 100% de perdas em papéis, já os eletrônicos que possuíam cópias em outros ambientes foram todos recuperados.

* 7o Tabelião de Notas - Curitiba . angelo@volpi.not.br - Esta coluna é publicada todas as segundas-feiras no Jornal do Estado - PR. Fonte: Jornal do Estado - PR (11/10/04)