Levantamento do CNJ apurou que a deficiência na gestão cartorária deve-se basicamente à inexistência de uma organização racional e à falta de método e de rotinas de trabalho. Observou-se ainda excessiva demanda de trabalho e número sempre insuficiente de servidores para atendê-la, bem como a inadequada valorização e aproveitamento desses funcionários. De acordo com o juiz Márcio Fraga, mesmo com a implantação do melhor método, sem a devida motivação de pessoal no cartório não haverá resultados satisfatórios.

Segundo o juiz, a implantação de boas práticas de gestão previstas no Projeto Eficiência passa pela execução de quatro procedimentos: organização cartorária, método de divisão de tarefas equilibrada e uniforme (considerando aptidões e limitações), procedimentos operacionais padrão e, finalmente, avaliação dos resultados, produtividade e realização de reuniões periódicas de acompanhamento.

Fraga destaca que o estabelecimento de padrões de eficiência nas atividades cartorárias permite, entre outras coisas, reconhecer a produtividade de servidores, individualmente e em equipe; identificar setores mais eficazes e os pontos de estrangulamento no cartório; e acelerar a tramitação dos processos.